Tous les parents reçoivent ainsi une notification les invitant à remplir directement depuis la plateforme les formulaires proposés. Ces formulaires ainsi créés remplacent totalement tous les documents papiers envoyés par la poste ou par mail aux parents (autorisation de sortie, accord règlement intérieur, formulaire de rétractation etc…). Ces documents signés sont ensuite injectés dans la fiche élève.
Générateur de documents : Comment lister les formulaires personnalisés
La vue affichée me permet ainsi de visualiser l’ensemble des formulaires déjà créés.
En cliquant sur le bouton action 
, je peux :
- Editer le formulaire
- Supprimer le formulaire
- Dupliquer le formulaire
- Je notifie les parents de l'arrivée d'un nouveau formulaire en ligne et je les relance en cas de retard
- Regénérer des PDF
Générateur de documents : Comment créer un nouveau formulaire
D'abord, la première étape de création d’un nouveau formulaire consiste à cliquer sur le bouton "créer un nouveau formulaire". Le formulaire affiché me permet ainsi de saisir les informations liées au formulaire puis en cliquant sur le bouton "valider la création du formulaire" de l’enregistrer.
Une fois créé, le formulaire s’affiche dans la vue principale.
Le bouton 
me permet ainsi de modifier les informations d'un formulaire déjà créé.
Générateur de documents : Comment ajouter des champs à un formulaire
La deuxième étape de création du formulaire consiste maintenant à ajouter des champs à ce formulaire.
Pour cela, je clique sur 
.
Je vais maintenant ajouter des champs au formulaire :
Je prévisualise alors le formulaire sous forme de champs successifs.
A tout instant, je peux visualiser le rendu final en cliquant sur 
. Le formulaire s'affiche dans un nouvel onglet comme suivant :
Choisir si le formulaire fait partie du dossier administratif
La case "cochez la case s'il s'agit d'un document administratif à remplir lors de l'inscription" permet ainsi de signifier qu'un formulaire fera partie du dossier administratif.
Si elle est cochée, alors le questionnaire sera inclus dans le parcours d'inscription, et sera listé dans l'étape 3 du parcours., c'est à dire un fois le dossier passé à "Dossier administratif en cour".
Le bouton 
permet d’enregistrer son nouveau champ et le bouton 
permet simplement de visualiser le formulaire sans enregistrer le champ actuel.
Le formulaire ainsi créé s’affiche maintenant avec les champs. L’ordre d’affichage des champs peut également être modifié par un glissé de la ligne.
Enfin, la troisième et dernière étape de création d’un formulaire consiste depuis la vue principale de mettre en ligne le formulaire. En cliquant sur le bouton suivant 
.
Enfin, les notifications seront envoyées aux destinataires. Les parents pourront ainsi répondre au formulaire. Signer numériquement le cas échéant leur réponse et je pourrais visualiser leur réponse depuis le bouton 
.
Depuis cette vue des réponses, je visualise ainsi :
- Parent : les répondants
- Date de réponse : La date de réponse par les parents au formulaire
- Action : le bouton permettant de visualiser le PDF de la réponse au formulaire
Signer électroniquement un questionnaire
Pour les formulaires le nécessitant, le Directeur d’école peut demander également aux parents de signer numériquement leur réponse. Cette signature répond aux normes de sécurité :
Par exemple :
- Signature cryptée en base de données
- Adresse ip du signataire sauvegardée
- Type d’appareil qui a réalisé la signature sauvegardée
- Identifiant unique de la signature et du signataire
Accéder aux formulaires
En tant que Parent, je peux répondre aux formulaires envoyés par l’école, présentés dans une vue listant les formulaires qui me sont destinés. J'accède à cette vue depuis trois liens :
- le menu Communication > Mes formulaires
- le tableau de bord
- le menu Gestion de l'école > Elèves > Fiche de mon enfant > Onglet Formulaires personnalisés
Attention ! L'onglet Mes formulaires n'est pas accessible à la direction !
Les données affichées sur ce tableau sont :
- Nom du formulaire : le titre du formulaire
- L'élève
- Date de création du formulaire
- A remplir avant le : date limite jusqu’à laquelle je dois répondre au formulaire
- Répondu le : date de réponse au formulaire
- Action : 1 bouton d’action permettant de visualiser ma réponse au formulaire ou de répondre au formulaire si je ne l’ai pas déjà fait
