En tant que Directeur d’école ou Comptable, je peux créer des factures dans l’application et les envoyer aux parents pour qu’ils réalisent le paiement. J’ai ainsi 3 manières différentes pour créer une facture dans Ecole Futée :
- création d’une facture manuelle
- création en masse des factures manuellement
- création en masse de factures automatiquement (factures récurrentes)
Le système va permettre de générer manuellement des factures pour les familles selon des critères :
- le catalogue d'articles
- Les tranches de facturation
- Les périodicités de facturation
Tout le paramétrage est expliqué dans l’article ”Comment paramétrer la facturation et le paiement dans Ecole Futée”.
Depuis le menu Comptabilité élèves du module Factures et Comptabilité, je filtre en fonction du niveau, de la classe et le nom de l'élève. Je vais ainsi pouvoir visualiser la liste de toutes les factures d'un élève.
École Futée est conforme à la Loi Anti-Fraude. Cela signifie qu’une facture éditée et payée (même partiellement) ne peut être modifiée ou supprimée.
Créer une facture manuellement
Depuis le bouton 
du menu factures élèves, je peux ajouter une nouvelle facture pour un ou plusieurs élève(s). Il est d’ailleurs possible de générer des factures pour les élèves inscrits sur une autre année que l’année actuelle.
Le formulaire affiché me permet de saisir les informations de la facture puis en cliquant sur 
, de l’enregistrer.
Puis, en sélectionnant l’article dans la liste déroulante, je vais pouvoir construire dynamiquement ma facture en y ajoutant autant de lignes que je souhaite. 
Par défaut, le montant inséré est celui paramétré pour l’article sélectionné, la tranche de facturation de l’élève et la fréquence de paiement de la famille de l’élève.
Ces informations sont à paramétrer dans le référentiel du catalogue article et dans la fiche de l’élève et de ses parents.
J’ai également la possibilité d’ajouter un pourcentage ou un montant de remise sur le prix initial.
Je peux également ajouter un commentaire privé et un commentaire public, ce dernier sera visible par les parents.
La création manuelle en masse de factures
Il est très important de noter la possibilité de générer en masse des factures pour plusieurs élèves d’un même niveau ou d’un même groupe d’élèves. Pour cela, il faut simplement sélectionner le niveau et laisser “Tous les élèves” dans la liste déroulante “Élève” :
Ainsi, l’ensemble des parents d’élèves du niveau seront facturés des mêmes éléments. Un message de confirmation s’affiche :
Je peux supprimer en masse des factures depuis l’onglet Factures non validées, je sélectionne les factures dans la liste et je clique sur le bouton
La validation des factures
Une fois la facture créée, il faut la valider. Une facture validée n’est ni modifiable, ni supprimable. Il faut passer par un avoir pour l’annuler.
Pour valider une facture, vous avez trois possibilités :
- Soit en la validant lors de l’édition
- Soit en la validant individuellement depuis le tableau général des factures
Puis confirmer la validation des factures :
- Soit en les validant en masse depuis ce même tableau
Lors de la validation de la facture, si vous cliquez sur 
, le système va automatiquement envoyer un mail aux parents de l’élève les invitant à visualiser et payer la facture.
Dans le cas ou vous ne voulez pas envoyer de mail aux parents, cliquez sur le choix 
Vous pouvez visualiser les mails envoyés et leur statut depuis le menu Mails envoyés du module Paramètres
Vous avez la possibilité de créer un avoir pour rembourser une facture depuis la liste des factures en cliquant sur le bouton 
Le paiement des factures
En tant que parent, je retrouve mes factures dans le tableau de bord ou dans le menu Factures élèves du module Facturation Comptabilité.
Je retrouve également les facture dans la fiche élève onglet Factures
Je clique sur
et sur Payer puis je sélectionne le moyen de paiement, la date, le montant, possibilité d’ajouter un commentaire, et je clique sur 
pour l’enregistrer.
Lorsque je visualise une facture en cliquant sur 
, je peux imprimer et payer la facture via les boutons en entête. Je retrouve également tous les détails de ma facture (numéro, date, état des paiements, liste des règlements associés, mentions légales).
Pour lancer la facture en prélèvement SEPA, veuillez vous référer à l’article la Gestion du prélèvement SEPA
Le téléchargement des factures
Vous avez la possibilité de télécharger en masse les factures de votre choix depuis le menu Factures élèves, en cochant les factures souhaitées puis en cliquant sur Télécharger en pdf
Ajouter le logo sur les factures
Pour cela je me rends dans le menu Réglages généraux du module Administration
Je clique sur parcourir les fichiers :
pour importer mon logo.