Le système va permettre de générer soit manuellement soit automatiquement des factures pour les familles selon des critères :
- les types de frais
- Les tranches de facturation
- Les périodicité de facturation
Les étapes à retenir pour bien paramétrer vos factures automatiques
1ère étape : les paramètres de facturation automatique
- Activer l’option et paramétrer les mentions légales et les dates de génération automatique des factures en cliquant menu Réglages généraux du menu Administration
- Puis paramétrer les tranches de facturation en allant sur le sous menu Tranches de facturation du menu Administration
- Enfin, paramétrer les articles soumis à la facturation automatique en allant sur le sous menu Catalogue articles du menu Administration
2ème étape : attribuer les paramètres de facturation aux élèves et aux parents
- Pour associer les fréquences de facturation des parents depuis le menu Paramètres de facturation des parents du menu Administration
- Associer les tranches de facturation des élèves depuis le menu Paramètres de facturation des élèves du menu Administration
3ème étape : une fois la génération automatique effectuée
- Contrôler les factures automatiques depuis le menu Factures élèves du menu Facturation comptabilité
- Valider les factures générées depuis le menu Factures élèves du menu Facturation comptabilité
Le paramétrage de la facturation : les mentions obligatoires et les dates de génération
Les factures sont automatiquement personnalisées selon les informations du menu Réglages généraux du menu Administration :
- Activer l’option de la facturation automatique
- En en-tête de la facturation sont apposés le Logo, le Nom de l’école, son Adresse et son Adresse E-mail
- Je choisi le Format de numérotation des factures
- Le pied de page des factures est à définir. Je veille également à y faire apparaître les mentions obligatoires d’une facture. Les moyens de règlement doivent être en cohérence avec les réglages effectués depuis le menu Paramètres de paiement du menu Administration.
Le paramétrage de la facturation : les tranches de facturation
En fonction de critères qui lui sont propres, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir établir une liste de tranches de facturation ce qui va permettre d’adapter les montants des frais à la situation de chaque enfant. Par exemple, en fonction du revenu de référence ou du nombre d’enfants, le montant des frais de scolarité peut être différent.
Depuis le menu Tranches de facturation du menu Administration, je vais donc pouvoir gérer le référentiel des tranches de facturation que je pourrai ensuite affecter aux élèves. La facturation est réalisée par élève. La vue affichée me permet de visualiser l’ensemble du référentiel des tranches de facturation. Par exemple, les données affichées sur ce tableau :
- Désignation : le libellé de la tranche
- Date de création : la date de création de la tranche
- Action : 2 boutons d’actions permettant d’éditer et supprimer la tranche de facturation
Depuis le bouton 
, je peux ajouter une nouvelle tranche de facturation dans mon référentiel.
Le formulaire affiché me permet de saisir les informations de la tranche puis en cliquant sur 
, de l’enregistrer. De même, depuis la vue, le bouton 
me permet de modifier une tranche déjà créée.
|
Libellé du champ |
Descript ion |
Règle |
Exemple |
Obligatoire |
|
Nom de la tranche |
Le libellé de la tranche |
chaîne de caractèr e |
Tranche 1 |
X |
Le paramétrage de la facturation : les articles soumis à la facturation automatique
Pour déterminer quel article est soumis à la facturation automatique, je me rends sur le catalogue article depuis le menu Paramètres et Catalogue d’articles
En cliquant sur le bouton 
et sur modifier, je peux déterminer quel article est soumis à facturation automatique, et quel est le tarif spécifique fixé pour chaque tranche :
Je dois donc prendre garde à renseigner :
- si mon article est facturé automatiquement ou pas
- s’il est soumis à tranche ou pas
- sur quelle tranche il sera facturé (les élèves qui sont dans les tranches non cochées ne seront donc pas facturés pour cet article)
- le tarif auquel il sera facturé pour chaque fréquence
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Le paramétrage de la facturation : associer les fréquences de facturation des parents
En fonction du choix de la famille, le Directeur d’école (ou le Comptable), va pouvoir associer à chaque famille une préférence de facturation dans le système. 4 périodes sont possibles pour facturer automatiquement un type de frais à une famille :
- Annuelle : la famille ne sera facturée qu’une seule fois dans l’année ● Semestrielle : la famille sera facturée tous les semestres
- Trimestrielle : la famille sera facturée tous les trimestres
- Mensuelle : la famille sera facturée tous les mois
Par exemple, pour associer une préférence de facturation à une famille. En effet, en tant que Directeur d’école (ou Comptable), je peux modifier un parent depuis la liste des parents.
Je clique sur le bouton 
et sur modifier et je modifie les informations suivantes.
Je n’oublie pas également de cliquer sur 
pour enregistrer la modification.
Je peux également le faire en masse depuis le menu Administration et Paramètres de facturation
Le paramétrage de la facturation : associer les tranches de facturation des élèves
De même pour associer une tranche de facturation à un élève, je peux en tant que Directeur d’école (ou Comptable), modifier un élève depuis la liste des élèves en cliquant sur le bouton 
et modifier. Je n’oublie pas de cliquer sur 
pour enregistrer la modification.
Je peux aussi le faire en masse sur tous les élèves depuis le menu Paramètres puis Paramètres de facturations des élèves.
Ajout des moyens de paiement sur la fiche Parents
En tant que comptable, je peux ajouter un moyen de paiement. Je vais voir la fiche d’un parent, et dans l’onglet Facturation je peux sélectionner un moyen de paiement :
Le moyen de paiement prélèvement n'apparaît que si le parent à ajouter un mandat SEPA sur la plateforme.
La validation des factures
Une fois la facture créée automatiquement, il faut la valider. Une facture validée n’est ni modifiable, ni supprimable. Il faut passer par un avoir pour l’annuler.
Pour valider une facture, vous avez trois possibilités :
- Soit en la validant lors de l’édition
- En la validant individuellement depuis le tableau général des factures
- Ou en les validant en masse depuis ce même tableau
Dans tous les cas, lors de la validation de la facture, le système va automatiquement envoyer un mail aux parents de l’élève les invitant à visualiser et payer la facture.