Valider, modifier ou supprimer un document

La validation fige le document, lui attribue son numéro et génère automatiquement l'écriture comptable ; seuls les brouillons se modifient ou se suppriment.

Où : Facturation › Documents (/billing/documents)
Pour : Direction, Comptable
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Sur un brouillon : « Modifier » ou « Supprimer »
2. Action « Valider » : vérifier la liste des destinataires puis confirmer
3. En masse : cocher des brouillons puis « Valider les documents sélectionnés »
4. Si des échéances sont déjà passées, la fenêtre « Échéances déjà échues » propose « Conserver les dates », « Reporter à aujourd'hui » ou « Corriger les dates une par une » (fenêtre « Échéances à corriger »)
5. En masse, rubrique « Factures avec des échéances déjà échues » : « Les valider telles quelles » (choix par défaut), « Reporter leurs échéances échues à aujourd'hui » ou « Ne pas les valider »

Règles

• Un document validé n'est plus modifiable
• À la validation d'une facture ou d'un avoir, une écriture de vente est générée, avec le PDF en pièce jointe ; elle peut être régénérée
• La validation échoue si un article n'a pas de compte de produit ou si le taux de TVA n'a pas de compte de TVA collectée
• Le rapport de masse détaille les refus (non brouillon, sans destinataire, échéances échues…)
• La validation d'une facture et la génération de son écriture comptable se font d'un seul tenant : si l'écriture échoue, la facture reste en brouillon
• Chaque facture validée déclenche l'avis « Facture validée » à ses responsables financiers si cette notification est active ; en masse, un avertissement indique le nombre d'e-mails
• Une facture est datée du jour de sa validation : avec « Conserver les dates » (régularisation), elle est en retard sur les échéances passées dès sa validation

Paramétrage

Comptes de produit sur les articles, comptes de TVA sur les taux (Paramètres › Facturation).