Régler les informations, l'apparence et la signature d'un formulaire (onglet Document)

Modifier le nom, la description et l'échéance du formulaire, lui donner une apparence aux couleurs de l'école et exiger une signature.

Où : Paramètres › Gestion Documentaire › Formulaires › ouvrir un document (éditeur /settings/document-management/generator/…), onglet « Document »
Pour : Direction
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Onglet « Document » : modifier le nom, la description et la date limite
2. Section « Apparence » : choisir la « Couleur d'accent », activer l'« En tête » (logo + nom d'établissement), saisir la « Description du document » et ajouter une « Image de fond » (JPG ou PNG, 5 Mo maximum)
3. Section « Signature » : cocher « Signature du destinataire requise », choisir les « Signataires » (Unique ou Multiple) et le « Type » (Simple ou Probante)
4. Vérifier le bloc signature inséré automatiquement en fin de document
5. Section « Signature de l'établissement » : activer « Signée aussi par l'établissement » et choisir le « Signataire » (« Signataire par défaut » ou un membre de la direction)

Règles

• Couleurs d'accent : Vert, Bleu, Turquoise, Violet, Jaune, Orange, Rose, Fuchsia, Gris
• La date limite (« Date limite de validité ») reste modifiable quel que soit l'état du document, y compris Actif ; seule une date passée est refusée (« L'échéance doit être aujourd'hui ou une date future. »). Au dépassement, les nouvelles réponses sont bloquées
• Signature multiple : jusqu'à 4 responsables légaux, selon l'élève
• Signature simple : case à cocher « Je certifie avoir pris connaissance du document » ; signature probante : dessin, calligraphie ou image
• Après publication, ces paramètres non structurels restent modifiables
• Avec « Signée aussi par l'établissement », chaque document produit porte, avant les signatures des familles, un bloc « Pour l'établissement » : nom, fonction et signature (griffe) du signataire. « Signataire par défaut » retient, élève par élève, le responsable signataire du niveau, sinon le signataire par défaut de l'établissement ; un signataire choisi qui ne peut plus signer est remplacé par le signataire par défaut.

Limites connues

• Le texte d'aide sous « Date limite de validité » indique « Modifiable en brouillon et en pause » : à ce jour, la date reste pourtant modifiable aussi quand le document est Actif ou Clos.
• Sur un document Clos, reporter la date limite ne rouvre pas la collecte : utiliser « Relancer la collecte ».