Gérer le prélèvement SEPA (créancier, mandats, lots)

L'écran SEPA configure l'identité créancier puis suit les mandats signés, les sollicitations de signature et les lots de prélèvement jusqu'au rapprochement.

Où : Paramètres › Facturation › Prélèvement SEPA (/settings/billing/sepa-creditor) ; création et historique des lots depuis Facturation › Documents (/billing/documents)
Pour : Direction, Comptable
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Créancier : ICS, IBAN de remise, préfixe de RUM, jours de prélèvement, jour par défaut, moyen de repli, e-mail d'alerte d'expiration
2. « Mandats » : « Mandat papier » (scan obligatoire) ; « Sollicitations » : « Solliciter un mandat » (e-mail au responsable ou à l'élève majeur, signature électronique)
3. Créer un lot : Facturation › Documents › « Nouveau lot de prélèvement » (libellé, établissement créancier, date de prélèvement, échéances éligibles) puis « Créer le lot »
4. Consulter les lots : Facturation › Documents › « Historique des lots » ouvre un tiroir depuis le bas de l'écran avec la liste des lots ; la liste reste aussi dans l'onglet « Lots » des paramètres
5. Ouvrir un lot puis « Valider le lot »
6. « Générer le fichier » (pain.008), « Télécharger », « Marquer comme remis »
7. « Rapprocher le lot » avec le virement reçu ; « Importer pain.002 » pour les rejets
8. Créancier : « Jour de prélèvement par défaut », pré-sélectionné quand le parent signe son mandat

Règles

• Disponible seulement en euros et si le prélèvement est activé dans les modes de règlement
• Un seul mandat actif par payeur et par IBAN
• Date de prélèvement : jour ouvré, non passée, avec au moins un jour ouvré de délai
• Un lot validé est figé ; un lot remis l'est définitivement
• Un mandat CORE se désactive 36 mois après le dernier prélèvement
• Révoquer des mandats en lot (cases à cocher puis « Révoquer (n) ») bascule le moyen de paiement de chaque payeur concerné vers le « Moyen de paiement de repli » (virement par défaut) ; le bouton « Révoquer » d'un seul mandat ne le fait pas. Dans les deux cas, les lignes du mandat sont retirées des lots pas encore remis
• En multi-établissement, l'identité du créancier (ICS, IBAN, BIC, nom, adresse) se configure par établissement dans « Informations générales » ; un lot ne prélève que pour un seul établissement
• Les boutons de lot sont masqués sans le droit correspondant et désactivés (avec explication) hors euros ou si le prélèvement n'est pas activé
• La date d'expiration d'un mandat CORE (36 mois sans utilisation) est affichée
• L'onglet « Lots » des paramètres sert seulement à consulter et suivre les lots : il n'a plus de bouton de création

Paramétrage

Activer « Prélèvement » dans Paramètres › Facturation › Modes de règlement.

Limites connues

• La constitution du lot ignore le jour de prélèvement choisi par le payeur
• Révocation d'un seul mandat (« Révoquer » sur sa ligne) : à ce jour, le moyen de paiement du payeur n'est pas basculé vers le « Moyen de paiement de repli » ; il faut le modifier à la main sur la fiche du payeur, ou passer par la révocation en lot (cocher le mandat puis « Révoquer (1) »).