Désigner le signataire des documents et déposer sa signature

Chaque membre de la direction dépose sa signature (image importée ou dessinée) ; un signataire par défaut est désigné par établissement. Les attestations et certificats générés depuis une fiche portent le nom, la fonction et la signature du signataire retenu, ou la signature de la personne qui génère le document si le modèle la prévoit.

Où : Signature personnelle : Paramètres › Mes préférences › « Ma signature » (/settings/my-preferences/signature). Signataire par défaut : Gestion de l'école › Personnel › fiche d'un membre de la direction › « Signature des documents ».
Pour : Direction
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Déposer sa signature : Paramètres › Mes préférences › onglet « Ma signature », choisir la « Méthode de création » (« Importer une image » ou « Dessiner »), puis « Enregistrer ». L'aperçu montre la signature « sur un document » ; « Remplacer » ou « Supprimer » ensuite.
2. Ou, pour un autre membre de la direction : ouvrir sa fiche dans Gestion de l'école › Personnel, rubrique « Signature des documents », zone « Signature (griffe) ».
3. Désigner le signataire par défaut : sur cette même rubrique, activer « Signataire des documents administratifs par défaut » (une ligne par établissement en multi-établissement). S'il y a déjà un signataire, confirmer « Remplacer le signataire par défaut ».
4. Dans un modèle de document (Paramètres › Gestion Documentaire › Modèles), insérer les variables du groupe « Signataire » (prénom, nom, rôle, fonction, signature) ou le bouton « Insérer la signature de l'émetteur ».
5. Générer un document depuis une fiche (« Télécharger les documents (PDF) ») : dans la fenêtre « Signataire du document », garder le signataire proposé ou en choisir un autre, puis « Générer ».

Règles

• Seuls les rôles de direction peuvent signer : Directeur, Directeur réseau, Directeur pédagogique, Assistant de direction, Administrateur. La rubrique « Signature des documents » n'apparaît que sur leur fiche, et seulement pour qui gère les établissements.
• Signataire retenu pour un document : celui choisi à la génération ; sinon, pour un document d'élève, le responsable signataire du niveau de l'élève ; sinon le signataire par défaut de l'établissement ; à défaut, le directeur de l'établissement.
• Un établissement n'a qu'un signataire par défaut : en désigner un autre remplace l'actuel. En multi-établissement, il doit être affecté à l'établissement ; il doit être en poste sur l'année scolaire de l'établissement.
• Une personne partie (date de sortie dépassée) n'est plus retenue comme signataire et sa signature déposée est supprimée.
• Au passage à l'année suivante, le signataire par défaut est reconduit s'il a été reconduit dans le même rôle.
• Signature importée : PNG ou JPG, 2 Mo maximum ; un PNG à fond transparent donne le meilleur rendu.
• Il n'existe qu'une signature par personne : celle déposée dans « Ma signature » et la « Signature (griffe) » de sa fiche sont la même.
• Si le modèle a sa propre signature, c'est elle qui est apposée ; sinon la signature du signataire est ajoutée automatiquement en bas du document, sauf si le modèle place déjà une signature (du modèle, du signataire ou de l'émetteur).
• « Insérer la signature de l'émetteur » place la signature de la personne qui génère le document ; elle n'est remplie que si cette personne a un rôle de direction et a déposé sa signature.
• Supprimer sa signature ne change pas les documents déjà générés.
• Les élèves et les familles qui génèrent un document n'ont pas de choix : le signataire par défaut s'applique.

Paramétrage

Modèles de documents : Paramètres › Gestion Documentaire › Modèles. Signature de l'établissement sur un formulaire : éditeur du formulaire, onglet « Document ».