Créer une campagne de rendez-vous parents-professeurs

Organiser des rencontres parents-professeurs, d'une classe à toute l'école, avec génération automatique des créneaux et des invitations ; les familles sont prévenues par les relances, le partage par e-mail ou les rappels automatiques.

Où : Communication › Rendez-vous (/communication/appointments)
Pour : Direction
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Cliquer sur « Nouvelle campagne »
2. Étape « Info » : nom, description, cible (toute l'école, niveaux, classes, élèves, groupes) et « Enseignants concernés »
3. Étape « Paramètres » : format (présentiel, visio, mixte), « Durée standard » ou « Personnalisé » (en minutes ou en heures), délai d'annulation, max de RDV par élève, fusion des frères et sœurs, questions aux parents
4. Étape « Créneaux » : ouverture et clôture des réservations, « Jours de rendez-vous » (« Ajouter une date » avec heure de début et de fin propres à chaque date), aperçu des créneaux par professeur
5. Étape « Récap » : « Enregistrer le brouillon » ou « Envoyer les invitations »
6. Prévenir les familles depuis le suivi de la campagne : « Partager par email », « Relancer » ou « Relancer les … retardataires »

Règles

• Durée entre 5 et 480 minutes (8 heures) ; délai d'annulation entre 0 et 168 heures ; 1 à 50 RDV par élève
• Un jour de fermeture de l'établissement ne peut pas être choisi
• « Envoyer les invitations » publie la campagne (réservations ouvertes) et crée une invitation pour chaque famille concernée, sans envoyer d'e-mail ni de notification : les familles sont prévenues par « Partager par email », « Relancer » / « Relancer les … retardataires » ou par les rappels automatiques de la campagne
• Accessible aussi au rôle Responsable communication

Limites connues

• Le bouton « Exporter » de la liste des campagnes est désactivé