Créer des modèles et générer des documents depuis une fiche

Préparer des modèles (certificat de scolarité…) avec des variables, puis générer le PDF depuis la fiche d'une personne.

Où : Paramètres › Gestion Documentaire (/settings/document-management), onglet « Modèles »
Pour : Direction
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Cliquer sur « Créer un modèle » et choisir un type de modèle
2. Rédiger « Entête », « Corps » et « Pied de page » en insérant des tags (« Insérer un tag », valeur de secours), le cachet et la signature
3. Régler « Portée et visibilité » (« Établissements » — vide pour « Tous les établissements », y compris ceux créés plus tard —, niveau, classe) et « Profils autorisés à générer », puis « Publier »
4. Depuis une fiche élève, responsable ou personnel : « Télécharger les documents (PDF) » ou « Générer un document » (date d'édition, texte libre)

Règles

• Plusieurs modèles d'un même type peuvent coexister s'ils visent des établissements, niveaux ou classes différents ; deux modèles du même type visant le même périmètre ne peuvent pas partager un établissement (« Un modèle … existe déjà pour : … »).
• Sans profil autorisé, seuls directeurs et administrateurs peuvent générer
• La variable « Logo de l'établissement » peut être insérée dans un modèle
• Les variables de l'établissement sont résolues dans les PDF générés ; « Aperçu » génère le document avec des données d'exemple
• Pour un élève, le modèle le plus ciblé d'un type est retenu : celui de sa classe, puis de son niveau, puis celui qui vise le moins d'établissements, le modèle de toute l'école en dernier.
• La liste affiche une colonne « Établissements » (« Tous » pour toute l'école). Un modèle qui concerne des établissements hors de son périmètre est en « Consultation seule » : on peut le « Consulter » ou le « Dupliquer » pour son établissement, pas le modifier ni le supprimer ; viser toute l'école demande un périmètre sans restriction.
• « Dupliquer » crée une copie en brouillon (nom « … (copie) », établissements à choisir) qui s'ouvre dans l'éditeur.
• Le niveau ou la classe d'un modèle doit appartenir à l'un de ses établissements.
• Signature : « Insérer la signature du modèle » place l'image propre au modèle ; « Insérer la signature de l'émetteur » place celle de la personne qui génère le document ; les variables du groupe « Signataire » reprennent le signataire retenu (voir la fiche « Désigner le signataire des documents et déposer sa signature »).
• À la génération depuis une fiche, la fenêtre « Signataire du document » propose le signataire prévu et permet d'en choisir un autre parmi la direction de l'établissement.