Configurer les types de documents et leurs droits

Définir les catégories de documents et qui peut les consulter, déposer, télécharger, modifier ou supprimer.

Où : Paramètres › Gestion Documentaire (/settings/document-management), onglet « Types de documents »
Pour : Direction
Application : application web (navigateur)

Comment faire

1. Cliquer sur « Ajouter un type », saisir le « Code » et le « Nom »
2. Choisir « Disponible dans les fiches », « Droit de consultation » et « Droit de dépôt »
3. Optionnel : « Restreindre le dépôt des élèves » à des classes ou groupes
4. Régler la matrice « Permissions par défaut » (Voir, Télécharger, Modifier, Supprimer) ou cocher « Document confidentiel »
5. Depuis les onglets « Formulaires » et « Modèles », utiliser « Gérer les types » pour créer des types de formulaires ou des types de modèles

Règles

• Le directeur conserve toujours tous les droits
• Un document confidentiel ignore les droits hérités : seuls le directeur, le déposant et les rôles cochés y accèdent
• Le nom d'un type système n'est pas modifiable
• Un type utilisé par des documents ne peut pas être supprimé : il faut le désactiver (il n'est plus proposé mais l'historique est conservé)
• Modifier les droits d'un type s'applique aussi aux documents déjà déposés sous ce type, sauf à ceux dont les droits ont été restreints à la main ; un type confidentiel ne donne pas de nouveaux droits aux documents existants.
• Sur un document déposé pour un élève, cocher « Enseignant » ou « Responsable légal » ne l'ouvre qu'aux enseignants de cet élève et à ses responsables, pas à tous ; un document qui ne concerne personne reste lisible par tout le rôle coché.